We hebben allemaal snel de neiging om belangrijke taken uit te stellen. Maar wat houdt ons nu tegen om ons belangrijkste werk eerst te doen? Prioriteiten stellen en ze uitvoeren… vaak een uitdaging.
Deze en andere highlights vind je in het boek van Elke Panis en Jos Vanoppen: Meer bereiken? Dan doe je het beter anders!’ uitgegeven bij Politeia.
Een handige tip is om grote taken behapbaar te maken en op te splitsen in kleine stukjes. Stephen Covey en Brian Tracey formuleerden elk hun eigen theorie over deze belangrijke taken. We bekijken ze nader.
De keien van Covey
De belangrijke en grote taken om onze doelen te bereiken noemt Covey de keien. De minder belangrijke zaken zijn dan de kiezelstenen en het zand de tussendoortaakjes. In zijn boek ‘The seven habits of highly effective people’ beschrijft hij de bekende metafoor van de glazen bokaal. Je hebt een grote vaas en je wilt die vullen met stenen en zand. Je hebt dikke keien, kleinere stenen, kiezelsteentjes en zand. Het zand kan je in de vaas doen en daarmee is die half vol. Dan wat kiezels en wat keitjes en dan is er nog net plaats voor enkele grote keien. Maar die raken er niet meer. Een tip is om omgekeerd te werk te gaan en te beginnen met de grote keien. Je kunt er dan nog al het fijne zand overheen gieten.
1.1 De grote keien voor prioriteiten stellen.
Zaken die een grote impact hebben op je leven zijn de belangrijkste zaken, de grote keien. Je voelt je goed als je die taken hebt uitgevoerd. Door ze als eerste te doen geven ze je extra energie voor de rest van je taken.
1.2 De kleinere stenen, de kiezels en het zand.
Deze staan voor de minder grote zaken die je moet doen. Die moeten ook gebeuren, maar als je ermee start bestaat de kans dat je niet aan de echt belangrijke taken toekomt. De vele kleine zaakjes zoals mails zijn het zand. Zij vullen met gemak de helft van je werkdag als je dat toelaat zodat je niet aan je eigen werk toekomt.
In het boek ‘Getting results the agile way’ schrijft J.D. Meier: “als je elke dag start met drie zaken die jij echt wilt bereiken die dag, dan ben je de chauffeur van je leven. Het alternatief is dat je gereden wordt.”
Robin Sharma, een blogger die veel over leiderschap schrijft, geeft volgende tip mee: volg de 90-90-1 regel: de volgende 90 dagen besteed je de eerste 90 minuten van elke dag aan die ene taak die jou het meeste opbrengt en die de meeste impact heeft op je leven. Enkel die taak. Je mails doe je na de lunch, je telefoons na de middag en ’s avonds verlies je maar tijd aan het surfen.
1.3 Zaken behapbaar maken en prioriteiten stellen
Soms zijn de grote keien erg moeilijk om aan te beginnen. Daarom moet je elke grote taak behapbaar maken. Zaken behapbaar maken noemen we soms ook wel eens ‘concrete stappen’. Het indelen in concrete stappen is een handig hulpmiddel. Je zal zo de benodigde tijd voor een taak veel beter kunnen inschatten.
De kikkers van Brian Tracey – Slik je kikker of hij wordt nog dikker
Wat als we tegen onze belangrijkste taken zo hard opzien dat ze steeds groter en ellendiger lijken te worden met de dag? Brian Tracey noemt dit onze kikkers. Slik je kikker, zegt Tracey, en slik hem als eerste in de ochtend. Je gaat de rest van de dag zo blij zijn dat je al je andere zaken moeiteloos kunt afwerken.
’s Morgens? De meeste mensen zijn op hun best ongeveer twee tot tweeënhalf uur nadat ze zijn opgestaan. De essentie is dus om ze tijdig te slikken. Niet geslikte kikkers blijven in je hoofd rondspoken en worden alsmaar groter en maken je onrustig.
Verschillende kikkers slikken en prioriteiten stellen
Er zijn twee soorten kikkers. De taak die kikker werd omdat je ze niet graag doet, maar die je toch zal moeten doen: begin eraan en doe ze. De tweede soort kikker is die taak die je denkt niet te kunnen, omdat ze te moeilijk is.
Start er gewoon aan en je zal zien dat de oplossing zich heel dikwijls aandient na verloop van tijd. Wil een kikker er soms echt niet in en wordt hij steeds dikker en dikker, wat dan? Zorg dan dat je goed beseft waarom deze taak zo belangrijk is voor jou zodat het uitvoeren ervan op zich al een belangrijk voordeel wordt voor jou. En zoek daar bovenop externe steun.
Maak de waarde van de kikker nog groter door de avond voordien aan je collega’s te vertellen dat je voor een probleem staat dat je ’s anderendaags als eerste zult oplossen.
En, tenslotte, als je meerdere kikkers te slikken hebt, slik dan de dikste eerst. Je dag kan dan echt niet meer stuk! Prioriteiten stellen kan ook makkelijk.
Nog even een tip: als je werkt in coherentie met je werkmotivaties, dan gaat het allemaal veel makkelijker. Meer informatie hierover vind je hier. We hebben ook boeiende trainingen voor jou.
Prioriteiten stellen ? Bel 0473 95.26.65 of info@pantelco.be
