E-mails en e-mailcommunicatie. Een onderwerp waar we bijna allemaal een soort haat-liefde verhouding mee hebben. En toch blijft e-mail één van de belangrijkste communicatiemiddelen. Zeker in de zakelijke wereld, zowel intern als extern.
Belangrijk genoeg dus om voldoende aandacht te schenken aan onze communicatie via e-mail. Want ook al wordt ze veel gebruikt en kunnen we moeilijk nog zonder, ze roept vaak ook heel wat frustraties op.
Daarom geven we je graag drie tips mee om een paar van die frustraties te vermijden.
Ping-pong mails
Je kent ze vast wel. De mails die heen-en-weer gaan als een chat-gesprek.
“Hey, hier is het document”
“Wat heb je van me nodig?”
“Kan je mij laten weten wat je ervan vindt?”
“Ziet er goed uit”
“Zie je nog verbeteringen?”
Je snapt het plaatje wel. Super vervelend en in dit geval makkelijk te voorkomen door even de telefoon te nemen. Of door in de eerste mail heel duidelijk te formuleren wat je precies verwacht van de andere persoon.
Verwacht je feedback? Vraag dat dan bij de eerste mail die je verstuurt. En verduidelijk ook welke vorm van feedback je verwacht. Wil je dat iemand de tekst controleert op schrijffouten of is dat op dit moment niet belangrijk en wil je graag inhoudelijke feedback? Krijgt de ontvanger de mail puur ter informatie? Vermeld dat dan in je mail.
Ook belangrijk: verstuur de mail alleen naar wie de mail ook echt moet ontvangen. Hoe meer mensen de mail ontvangen, hoe groter de kans dat er heen-en-weer wordt gestuurd. En hoe groter de kans dat er allerlei zijsporen ontstaan die de communicatie nog moeilijker maken.
Eigenlijk komt het erop neer dat hoe duidelijker en concreter je bent in de oorspronkelijke mail, hoe minder je e-mailconversaties op ping-pong zullen lijken.
Too Long, Did Not Read bij e-mailcommunicatie
E-mails zijn bedoeld als een efficiënt communicatiemiddel. Soms zijn ze veel te lang. Omdat ze overbodige informatie bevatten. Of omdat ze in veel te lange zinnen en paragrafen zijn geschreven.
Lezen op een scherm verloopt nu eenmaal anders dan lezen op papier. Op een scherm is er een veel hogere nood aan structuur en handige hulpmiddelen om een tekst leesbaar te maken. Zoals korte, actieve zinnen. Korte paragrafen. Opsommingstekens als dat van toepassing is. Alles wat helpt om de tekst snel te analyseren.
Stel je bijvoorbeeld onderstaande e-mailcommunicatie voor:
Beste,
De ideeënbus werd 4 jaar geleden opgericht ten behoeve van de verbetering van onze organisatie. Alle medewerkers van onze organisatie kunnen daar hun ideeën en voorstellen met betrekking tot de interne en externe werking kwijt. Er is beslist dat de volgende ideeën in aanmerking komen: vereenvoudiging van werkprocedures en –methodes; vermindering van fouten en storingen; kostenbesparing (van materiaal en tijd) en verhoging van veiligheid, orde en netheid.
De ideeënbus kan gevonden worden op het intranet: Op de startpagina van ons intranet moet u klikken op ‘ideeënbus’. Gelieve de twee velden (contextgegevens en voorstel/idee) in te vullen. Na de inzending worden de ideeën verwerkt en opgevolgd en (eventueel) geïmplementeerd. Via e-mail (idbus@organisatie.be) kunnen ook ideeën worden ingediend
Het is niet de bedoeling via de ideeënbus ongenoegen te uiten of te klagen over de organisatie. Klachten, ideeën die eigenlijk geen voorstel inhouden, maar uiting zijn van ongenoegen, inzendingen die personen viseren of de persoonlijke integriteit aantasten worden verworpen. De ideeën moeten de kwaliteit en de efficiëntie van de dienstverlening bevorderen en de impact van onze organisatie verhogen.
De dienst Innovatie verwerkt de ideeën in een databank en wijst elk idee toe aan een beoordelaar/adviseur. Die antwoordt de inzender binnen een termijn van 15 dagen.
Mvg
De directie
Wat lang !
Tegenover deze versie die dezelfde boodschap overbrengt:
Beste collega
Wil jij ook graag meewerken aan de uitbouw van een efficiënte organisatie?
Met al jouw voorstellen of ideeën kan je terecht bij onze ideeënbus.
Je kan je idee inzenden op twee manieren:
- via intranet
- klik op de startpagina op ‘ideeënbus
- vul het veld ‘contextgegevens’ in
- vul het veld ‘voorstel/idee in
- via e-mail naar idbus@organisatie.be
We zijn op zoek naar ideeën over volgende thema’s:
- vereenvoudiging van werkprocedures en –methodes
- vermindering van fouten en storingen
- kostenbesparing (van materiaal of tijd)
- verhoging van veiligheid, orde en netheid
Wat gebeurt er met jouw idee?
- De dienst innovatie
- verwerkt de ideeën in een databank
- wijst elk idee toe aan een beoordelaar
- De beoordelaar
- beoordeelt jouw idee
- geeft jou binnen de 15 dagen feedback
Heb je geen voorstel maar een klacht? Stuur dan een mail naar klachten@organisatie.be
Hartelijk dank voor jullie engagement!
De directie
Je ziet hoe we gebruik maken van korte zinnen paragrafen, hoe witregels tussendoor helpen om de tekst makkelijker te lezen.
Net zoals de opsommingen helpen om heel snel en overzichtelijk de inhoud van het bericht samen te vatten. Met bijna één blik heb je gezien waar het over gaat en kan je beslissen of je er iets mee moet doen en zo ja, wat dan.
Mails die makkelijk en snel verteerbaar zijn helpen tijd te besparen en zorgen dat de inhoud ook echt begrepen wordt. En dat is uiteindelijk de bedoeling van elke (e-mail) communicatie.
Lezersgerichte formulering en e-mailcommunicatie
Communicatie van de overheid heeft er vaak last van. Formuleringen waar de meeste mensen geen touw aan kunnen vastknopen. Ze gebruiken vaak lange zinnen en woorden waar veel mensen helemaal de betekenis niet van kennen.
Het is daarom handig om te weten aan wie je e-mail gericht is. Hoeveel kent de persoon in kwestie van het onderwerp? Kan je vakjargon gebruiken of heeft de lezer dan geen idee meer waar het eigenlijk over gaat?
En dat is overduidelijk niet alleen voor de overheid van toepassing, of voor advocaten en juristen. Elke sector maakt gebruik van heel specifieke termen, die mensen van buiten die sector helemaal niet kennen of begrijpen.
Het is belangrijk om daar rekening mee te houden als je een e-mail schrijft. Uiteindelijk is het doel van je e-mail een boodschap over te brengen, dat lukt alleen als de lezer ook snapt wat je schrijft.
Eigenlijk is dit een verlengde van de vorige tip. Actieve, korte zinnen helpen om de boodschap helder en duidelijk te formuleren.
Vakjargon is soms best lastig, want sommige woorden zijn voor jou zo vanzelfsprekend dat je er niet bij stil staat dat de lezer die misschien niet begrijpt. Lastig is uiteraard niet onmogelijk, met een beetje oefening en feedback van iemand die buiten jouw vakgebied staat lukt het wel om een tekst te schrijven die ook voor een leek duidelijk te begrijpen is.
Kortom, er komt heel wat kijken bij een vlotte, zakelijke e-mailcommunicatie. Wil je de zakelijke communicatie binnen jouw team of organisatie naar een hoger niveau tillen, dan helpen wij je graag op weg. We werken super praktisch en vertrekken van échte e-mails die vanuit jullie organisatie worden verstuurd. Op basis van de theoretische kennis gaan we ze herschrijven, zodat het leereffect optimaal is.
Wil je meer weten over de opleiding e-mailcommunicatie of andere trainingen, kijk dan gerust eens rond op onze website of neem direct contact op voor een antwoord op al je vragen. Pantelco werkt ook samen met Jobmotivation.
